株式会社サンクユー（本社：東京都品川区、代表取締役社長：堀川治）は、メール受注における転記作業の負担に悩む企業に向けて、受注業務の効率化の考え方を解説したコラム『メール受注の転記作業を減らす方法｜受注業務を効率化する考え方』を公開しました。
■ 背景：メール受注は効率化された業務ではない
製造業・卸売業を中心としたBtoB取引では、メールで注文を受ける運用が一般化しています。
しかし実際の現場では、
・メール内容の読み取り
・商品・数量・単価の確認
・基幹システムへの転記
・不足情報の確認
・修正対応
といった工程が発生しており、「受注チャネルがメールに変わっただけで業務はほとんど変わっていない」ケースが多く見られます。
このような手作業中心の受注業務は、入力ミスや確認工数の増加、属人化を招き、業務負担を拡大させる要因となります。
実際に、転記作業が多い環境では入力ミスが発生しやすく、納品ミスやクレームにつながるリスクも指摘されています。
■ 問題の本質は「メール」ではなく「受注構造」
本コラムでは、メール受注の非効率はツールの問題ではなく、「受注情報がシステムに直接入らない構造」にあると整理しています。
メールで受けた注文は、最終的に人が判断し、入力し、確認する必要があるため、
・転記作業がなくならない
・確認作業が増える
・担当者依存が残る
といった状態が継続します。
■ “入力を楽にするではなく“入力そのものを減らす
多くの企業が「入力を効率化する」ことに注力しますが、本コラムでは、重要なのは「入力作業自体を減らす設計」であると指摘しています。
具体的には、
・注文情報を最初から構造化して取得する
・価格や条件を自動化する
・基幹システムと連携する
といった仕組みを構築することで、転記作業そのものを削減できるとしています。
受発注システムの導入により、転記作業の削減や業務効率化、人的ミスの防止が可能になることは、多くの現場でも効果として確認されています。
■ Web受注化による業務改善の方向性
コラムでは、メール受注の代替手段として、法人向けの受注サイト（BtoB-EC）の活用を紹介しています。
・取引先ごとの価格を自動表示
・商品選択・数量入力の標準化
・再注文の簡略化
・受注データの自動連携
などにより、入力・確認・修正の工程を削減し、受注業務全体の効率化を実現できるとしています。
■ コラムはこちら
メール受注の転記作業を減らす方法｜受注業務を効率化する考え方
https://www.thank-u.net/blog/b2b-ec/reduce-manual-entry-email-orders/
■ サンクユーのBtoB-EC支援
サンクユーでは、メール・FAX・電話による受注業務の見直しにおいて、単なるシステム導入ではなく、業務構造の整理から支援しています。
・現状業務の可視化
・受注フローの整理
・要件定義
・EC-CUBEによるBtoB-EC構築
・基幹システム連携
・段階的な導入設計
まで一貫して対応し、「現場で使われる仕組み」の構築を重視しています。
■ こんな企業様におすすめ
・メール受注の転記作業に時間がかかっている
・入力ミスや確認作業が多い
・受注業務が属人化している
・人を増やしても業務が楽にならない
・一部の受注から効率化を進めたい
こうした課題をお持ちの企業様は、ぜひご相談ください。
貴社の受注業務に合わせた、無理のない改善の進め方をご提案いたします。
【株式会社サンクユーについて】
株式会社サンクユーは、ECサイト構築、Webシステム開発、保守・運用を手がける制作会社です。
特にBtoB-EC構築、Web受注化、EC-CUBEを活用したカスタマイズ開発に強みを持ち、業務設計から実装まで一貫して支援しています。
会社名：株式会社サンクユー
代表者：代表取締役 堀川治
所在地：〒142-0062 東京都品川区小山4-14-3
設立：2010年7月6日
事業内容：ECサイト構築、Webシステム開発、保守・運用
URL：
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