共同研究が増えるほど見えなくなる「情報共有リスク」とは
リーガルテック株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：平井智之）は、精密機器メーカー（企業名非公開）の開発部門において、共同開発プロジェクトにおける情報共有リスクの可視化と開示コントロールの高度化を目的に、AI活用型バーチャルデータルーム（VDR）「リーガルテックVDR AI」が初導入された事例を公開した。
 
本事例では、共同研究やPoCの増加に伴い顕在化する「どこまで見せてよいか分からない」「誰に何を共有したか追えない」といった情報共有課題に対し、開示範囲の明確化とログの可視化を通じて、リスクを抑制しながらプロジェクト推進の効率化を実現した取り組みを紹介する。これにより、情報共有に伴うリスクを抑制しつつ、プロジェクト推進の円滑化にも寄与している。
１. 共同研究増加の現状
近年、オープンイノベーションの進展により、企業間連携や大学との共同研究、PoCの実施件数は増加の一途をたどっている。特に精密機器分野においては、技術開発の高度化に伴い、自社単独での研究開発が難しくなり、複数の外部パートナーと連携したプロジェクトが一般化している。
 
その結果、関係者の数は増加し、共有される技術資料や検証データも増大している。一方で、これらの情報を適切に管理・制御する仕組みは十分に整備されていないケースも多く、情報共有の複雑性は急速に高まっている。
２. 開示が制御できていない実態
こうした環境の中で、R&D現場では以下のような課題が日常的に発生している。
 
・どこまでの情報を開示すべきか判断が属人的で曖昧
・メールやクラウドストレージでの誤送信や過剰共有への不安
・誰に何の資料を共有したのか後から追跡できない
・契約上の開示範囲と実際の運用が乖離している
 
これらの課題は、「見せすぎ」と「見せなさすぎ」という相反する問題として表出する。
 結果として、機密情報の漏洩リスクを高める一方で、必要な情報共有が滞ることで意思決定の遅延や開発スピードの低下を招いている。
３. なぜ起きるのか（構造的要因）
こうした問題の背景には、情報共有がツールではなく「運用」に依存している構造がある。
 
従来はメールや汎用的なクラウドストレージを用いた情報共有が一般的であり、細かな閲覧制御や開示履歴の管理は担当者の判断に委ねられているケースが多い。
 
そのため、
 ・権限設定が粒度粗くなりがち
 ・最新資料の管理が徹底されない
 ・アクセス履歴が体系的に残らない
 
といった状態が発生しやすく、結果として情報共有の透明性と統制が担保されない状況が生まれている。
４. VDRによる開示コントロールの実現
AI活用型VDR「リーガルテックVDR AI」は、こうした運用依存の情報共有から脱却し、「開示を設計・制御する」ための基盤を提供する。
 
主な機能は以下の通りである。
・フォルダ／ユーザー単位での精緻な権限制御（閲覧・ダウンロード制限）
・アクセスログの自動記録による監査証跡の可視化
・IP制限・二要素認証などのセキュリティ強化
・画面キャプチャや印刷制御による情報漏洩対策
・AIによる文書要約・検索・インサイト提供
 
これにより、「誰に・何を・どこまで見せるか」を明確に制御できる環境が構築される。
 
本事例では、こうした機能を活用することで、共同開発プロジェクトにおける情報共有の透明性と統制を確保しつつ、必要な情報を適切に流通させる仕組みが整備された。結果として、情報共有に伴うリスクを抑制しながら、開発スピードの維持・向上が実現されている。
製品ページ・お問い合わせ
製品ページ：https://www.vdrs.jp
お問い合わせ：https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/
会社概要
会社名：リーガルテック株式会社
設立：2021年3月
資本金：3億7,900万円（資本準備金含む）
代表取締役社長：平井 智之
所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F
URL：https://www.legaltech.co.jp/
事業概要：特許調査・発明抽出プラットフォーム「MyTokkyo.Ai」、自社専用AIプラットフォーム「AI IPGenius」、共同開発支援プラットフォーム「リーガルテックVDR」の開発・提供