ユーザックシステムの「名人シリーズ」活用、属人化解消と働きやすい職場づくりを推進
ユーザックシステム株式会社（本社：大阪市、代表取締役社長：小ノ島 尚博、以下 当社）は、株式会社坂謙（本社：新潟県三条市、代表取締役社長：坂井 謙介、以下 坂謙）が、RPA「Autoジョブ名人」、メール業務自動化ツール「Autoメール名人」、送り状発行システム「送り状名人」、ノンプログラミングデータ変換ツール「TranSpeed」を活用し、受注から出荷までの一連の業務効率化を推進していることをお知らせします。
坂謙は、自社倉庫による豊富な在庫を強みに、建材店からワークショップ、ホームセンターまで幅広く販売を手がける建設資材・金物・工具の専門商社です。日々の受注処理や出荷業務では、各種WebEDI対応、送り状発行、出荷実績連絡などに多くの手作業が残っていましたが、「名人シリーズ」の活用により、業務負荷の軽減と属人化解消を進めています。
 
今回の取り組みにより、WebEDIからの注文データ取得・基幹システム連携、運送会社ごとの送り状発行、出荷実績の連絡といった定型業務の効率化を実現。あわせて、チームで業務をカバーしやすい体制づくりにもつなげています。
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お客様へ負担をかけずに、社員の業務負担を軽減。名人シリーズで実現した「みんながしっかり休みを取れる会社」
■手作業の多い受注・出荷業務の見直しが課題に
坂謙では従来、取引のある運送会社6社分について、それぞれ専用の送り状システムを運用していました。
利用頻度の高いシステムでは順番待ちが発生し、発送後は発送伝票をコピーして作成した「出荷実績」をFAX送信するなど、現場には多くの手作業が残っていました。さらに、納品先が増えた際には6社分のシステムへ個別登録が必要で、業務負荷や運用面での課題となっていました。
こうした状況を受け、同社は受注業務や出荷業務に存在する定型作業を見直し、手作業によるミスの削減や属人化の解消、余裕のある働き方の実現に向けて、自動化ツールの活用を進めました。
■4製品の活用で、受注から出荷までを効率化
坂謙では、「Autoジョブ名人」「Autoメール名人」「送り状名人」「TranSpeed」を活用し、受注から出荷に至る一連の業務フローを改善しました。
まず、ワークショップやホームセンターの各種WebEDIから受ける注文データ処理を、「Autoジョブ名人」と「TranSpeed」で自動化。基幹システム「スーパーカクテルCore」と連携し、仕分けリストやピッキング予定データ、入荷予定データの作成を効率化したことで、出荷までのリードタイム削減につながっています。
また、運送会社ごとに分かれていた送り状発行業務は、「送り状名人」により共通の送り状システムへ集約され、すべての端末から各運送会社の送り状を発行できるようになりました。納品先情報も基幹システムと連携され、納品先追加時の重複登録作業が不要に。納品書のバーコードを読み取ることで情報を自動反映できるようになり、検索ミスによる手違い防止にもつながっています。
さらに、これまで手作業でFAXしていた出荷実績の連絡は、「Autoメール名人」により自動配信へ移行。終業時に担当者が残ってFAX送信を行う必要がなくなり、日々の負担軽減に寄与しています。
■属人化解消と、休みやすい職場づくりを後押し
坂謙ではチーム制の運用と自動化の推進により、「チーム全員が業務を分かっている」環境づくりを進めています。これにより、特定の担当者しか対応できない状態を減らし、誰かが休んでも業務を回しやすい体制の整備が進みました。
さらに、金曜日に交代で休暇を取得する「フライデー有休」や、まとまった休暇を取れる「フリーバカンス」といった独自制度も導入しており、今回の取り組みはこうした制度を活用しやすい環境づくりにもつながっています。
■株式会社坂謙 代表取締役社長 坂井 謙介氏 コメント
「出荷業務に限らず、さまざまな業務で定型作業がかなりあることはわかっていました。慣れていれば難しくない作業も多いとはいえ、自動化すれば手作業によるミスや業務の属人化も解消でき、余裕のある働き方ができるだろうと考えたのです」
「チーム制を採用し、名人シリーズを導入したことで『チーム全員が業務をわかっている』環境が整って、属人化も解消されました。何年も前から『みんながしっかり休みを取れる会社』を目指してきたので、お客様に負担をかけることなくそれを推進できたのはうれしいですね」
■今後の展望
坂謙では今後、FAXやスキャナで取り込んだ文書データの管理や保管の効率化にも取り組む考えです。受信日時ベースで付与されるファイル名では中身が分かりづらく検索性が低いという課題に対し、自動で適切なファイル名を付けて保管できる仕組みへの期待を示しています。
当社は今後も、企業ごとの業務課題に寄り添いながら、受注・出荷・データ連携領域の業務自動化を支援してまいります。
■導入製品
業務現場で導入しやすい、直感的な操作性と業務を止めない稼働安定性が評価されているRPAです。定型業務の自動化はもちろん、生成AI機能を搭載しており、創造的な業務もサポートします。
メール業務特化型RPAツール。独自メーラーを内蔵、メール送受信や添付ファイルの圧縮／解凍、メール本文からのテキスト抽出、文書ファイルのPDF化など、さまざまなメール業務の処理を自動化します。
送り状/荷札ラベルを発行するための統一システムです。帳票の種類や運送EDIの有無など、運送会社毎に異なった業務形態に柔軟に対応ができます。荷物お問合せ番号の採番に対応し、社内や取引先への共有・活用、配送状況のお問合せ時にも迅速な回答ができます。
異なるシステム間で扱うデータの変換・加工をノンプログラミングで行えるデータ変換ツールです。受注データや出荷データの連携を効率化し、システム間連携の負荷軽減に貢献します。
Autoジョブ名人、Autoメール名人、TranSpeed、送り状名人の各ロゴは、ユーザックシステム株式会社の登録商標です。
スーパーカクテル Core、ならびに スーパーカクテルシリーズは株式会社内田洋行の登録商標です。
 
株式会社坂謙 について
会社名：株式会社坂謙
本社：〒955-0056 新潟県三条市嘉坪川1-14-10
代表者：代表取締役社長　坂井 謙介
設立：1970年4月
資本金：2,000万円
事業内容：建設資材・金物・工具の専門商社
Webサイト：https://sakaken.net/
 
ユーザックシステム株式会社について
会社名：ユーザックシステム株式会社
本社：大阪市中央区瓦町1-6-10 JPビル3F
代表者：代表取締役社長　小ノ島 尚博
1971年の創業以来、お客様の業務課題を解決するノウハウとシステムをパッケージ化した「名人シリーズ」を提供しています。
RPA、EDI、物流・帳票分野においては、コストパフォーマンスに優れ、短期間で安心して導入でき、基幹システムとの連携も容易なアプリケーションを継続的に開発。
近年では、人手不足や働き方改革といった社会課題に対応する中で、特に多くの企業で負担が大きい「受注業務」の自動化に着目。AIエージェントとRPAを組み合わせたソリューション「Knowfa 受注AIエージェント」の開発・提供を進めています。
Webサイト：https://www.usknet.com/
ユーザックシステム株式会社　マーケティング本部（営業時間：土日祝祭日を除く平日9～17時）
問合せフォーム：https://bit.ly/3QvAL5S
東京本社
〒103-0015 東京都中央区日本橋箱崎町4-3　国際箱崎ビル4F
TEL：03-6661-1210
大阪本社
〒541-0048 大阪市中央区瓦町1-6-10 JPビル3F
TEL：06-6228-1383