クラウド型ワークマネジメントツール「Asana」を活用。
～組織横断の業務管理基盤と定着モデルを構築～
双日テックイノベーション株式会社(本社：東京都千代田区、代表取締役社長CEO：金武 達彦、略称：STech I［エス・テック・アイ］、以下 STech I)は、広島県福山市(市長：枝廣 直幹、以下、福山市)において、クラウド型ワークマネジメントツール「Asana(アサナ)」の導入・定着支援を行いました。
福山市では、DX推進や働き方改革の文脈にとどまらず、「組織としての仕事の進め方そのもの」を見直す取り組みの一環として、数年前より一部部署での試行導入からAsanaの活用を開始し、段階的に対象部門を拡大してきました。本取り組みでは、部署ごとに分散していた業務管理の方法をAsana上に統一し、「誰が・何を・いつまでに」を共通言語として可視化することで、特定の担当者に依存しない体制づくりと、人事異動や組織変更時にもスムーズに引き継げる共通プラットフォームの構築を推進しています。
福山市ご担当者様
左から記載：
総務局長 藤井 康弘 氏
企画財政局 企画政策部 デジタル化担当部長兼総務部参与(デジタル化担当) 大本 貴淑氏
総務局 総務部 ICT 推進課 課長 喜多村 秀樹 氏
■背景と課題
近年、日本の自治体は人口減少と職員確保の困難化という構造的な課題に直面しています。総務省の調査によると、自治体の職員数は1994年のピーク時から約50万人減少しており、自治体に限らず社会全体の労働人口減少により、人材確保はより深刻な課題となっています※。このような状況下、限られた人材で市民サービスの質を維持・向上させることが喫緊の課題となっています。
※総務省 地方公務員数の状況 より
https://www.soumu.go.jp/iken/kazu.html
こうした社会的背景のもと福山市は、「人に依存しない業務の標準化」と「組織全体での仕事の見える化」を実現するため、ワークマネジメントの観点から抜本的な改革に取り組んでいます。
具体的には、以下のような課題が顕在化していました。
●業務や判断が特定の担当者に依存し、担当異動時の引き継ぎ負荷が大きい
●部署横断の取り組みで、進捗状況や決定事項の共有に時間がかかる
●会議やメール、Excel、チャットなど複数のツールに情報が分散し、「最新の状況」がどこにあるのか分かりにくい
これらの課題は自治体に限らず、日本の一般企業にも共通するものです。こうした課題を解消するために、福山市はプロジェクトマネジメントの考え方を全庁に広げ、その土台となる共通の業務管理基盤としてAsanaを採用しました。
■Asana活用と展開
Asanaは、チームの仕事を一元管理し、プロジェクトの進捗を可視化するクラウド型ワークマネジメントプラットフォームです。直感的な操作性により誰でも簡単に使い始めることができ、タスク管理やプロジェクト管理に必要な機能を包括的に提供します。豊富な外部サービス連携により、企業や組織のあらゆる業務をAsana上で統合的に管理することが可能です。
福山市では、全庁展開を見据えつつも、まずは約60ライセンスでのトライアルからスタートしました。当社は、自社1,000名規模でのAsana全社導入・運用経験を踏まえ、以下のようなステップで導入と定着を支援しました。
1. 部門横断プロジェクトを中心に、Asanaを試行導入して業務の流れを見直す
2. プロジェクトマネジメント研修や現場へのオンボーディング支援を通じて、担当者が自律的に使いこなせる状態をつくる
3. Asana活用を牽引するチャンピオンユーザーを育成し、庁内にノウハウを還流させる
4. 成果が確認できた部門から順に、利用部門・利用シーンを拡大していく
このようなスモールスタートと段階的な拡大を組み合わせることで、2025年末時点で約3,000名の職員がAsanaを利用する体制へと発展。プロジェクト管理だけでなく、日常業務や依頼管理といった「毎日の仕事」の基盤としても活用が広がっています。
■導入・定着による効果
Asanaの活用が進むことで、福山市では次のような変化が生まれています。
1. 職員アンケートにおいて、「自分の業務を管理できている」と回答した割合が導入前と比べて約30％増加
2. これまで階層を一段ずつ辿っていた進捗報告が、Asana上で一元的に確認できるようになり、報告にかかる時間と負荷を削減
3. タスクや案件の背景・判断理由がAsana上に蓄積され、担当者の異動や欠員があっても、業務を止めずに引き継げる状態を実現
また、「第20回世界バラ会議福山大会2025」のような大規模プロジェクトにおいても、Asanaの活用が効果を発揮しました。多くの部署や外部関係者が関わるプロジェクトでも、タスクや進捗、課題をAsana上でリアルタイムに共有することで、ボトルネックの早期発見や合意形成の迅速化を実現しました。本事例で得られた知見や運用ノウハウは、自治体に限らず、民間企業における全社プロジェクトや全社横断の変革プロジェクトにも有効な参考モデルとなります。
■今後の展望
福山市では今後、Asanaをプロジェクト管理にとどまらず、日常業務や部門間の依頼、ナレッジ共有など、より幅広い業務領域へと広げていく方針です。また、Asanaが提供するAI機能の活用も視野に入れ、職員の業務負荷を抑えつつ、限られたリソースで高い価値を生み出せる業務プロセスへの転換を目指しています。
当社は、福山市での取り組みを通じて得た知見をもとに、自治体・一般企業を問わず、大規模組織におけるワークマネジメント基盤の構築と定着を支援してまいります。
本件の詳しい内容については以下をご覧ください。
https://collab.sojitz-ti.com/asana/case/asana-case-fukuyama-city-hiroshima.html/
■双日テックイノベーションについて
社名 ： 双日テックイノベーション株式会社
所在地 ： 東京都千代田区二番町3-5麹町三葉ビル(受付6F)
設立 ： 1969年2月24日
URL ： https://www.sojitz-ti.com/
事業内容： 国内外の最新ソリューションによるネットワーク・ITインフラ構築、
システム開発、運用・保守などのサービス提供、
およびデジタルトランスフォーメーション支援。
■お知らせ
2024年7月1日より、当社の商号が「日商エレクトロニクス株式会社」から「双日テックイノベーション株式会社」に変更となりました。また、10月1日には、理念体系を策定、新たに略称STech I(エス・テック・アイ)のブランドシンボルを以下の通り発表いたしました。Vision(ありたい姿)に掲げた「ITで未来を切り拓く先駆者」を目指して、お客さまの歩む先の道を照らして次の未来をつくることで、ビジネスに貢献するイノベーションに挑戦しつづけます。
STech Iブランドシンボル
*記載されている会社名、製品名は、各社の商標、もしくは登録商標です。
*記載の商品名、価格および担当部署、担当者、WebサイトのURLなどは、本リリース発表時点のものです。
■問い合わせ
[本事例について]
双日テックイノベーション株式会社 クラウドソリューション事業本部
ワークプレイス事業部
担当 ： 小宮山
E-mail： Asana@sojitz-ti.com
[ニュースリリースについて]
経営企画部 広報担当
TEL ： 050-6272-5014
E-mail： pr-info@sojitz-ti.com