【事例公開】TOPPAN株式会社がaileadを導入。AIフィードバック機能の活用で、月24時間かかっていた人材育成工数を1時間に削減

TOPPANの厳しいセキュリティ基準をクリアし、活用範囲を社内から社外商談へ拡大

対話データAIプラットフォーム「ailead（エーアイリード）」を開発・提供する株式会社ailead（本社：東京都港区、代表取締役：杉山大幹、以下「当社」）は、TOPPAN株式会社（本社:東京都文京区、代表取締役社長:大矢諭、以下 TOPPAN）における、サービス導入事例記事を公開したことをお知らせします。

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TOPPAN株式会社におけるailead活用事例

■ailead導入の背景

TOPPANの生活・産業事業本部 SX推進センターでは、事業の拡大に伴い、社内外の打ち合わせや商談の数が増加していました。サービス拡販フェーズにおいては、1日に複数の会議やミーティングを行うことが常態化し、対話内容の整理や共有、振り返りに十分な時間を確保することが難しくなっていました。

当初は、打ち合わせ後に手作業で議事録を作成していましたが、件数の増加により業務負荷が高まり、対話データを十分に活用しきれない状況が生まれていました。

本来であれば改善や育成に活かすべき情報が、整理や確認の段階で止まってしまうことも課題となっていました。そのような背景から、会議内容の整理や振り返りを効率化し、対話データを正確に活用できる基盤の導入を検討するようになりました。

そこで、TOPPANでは、会議内容の記録にとどまらず、対話データを構造化し、振り返りや改善、次のアクション設計までを効率化できる基盤の導入を検討しました。文字起こしや要約に加え、AIによる分析・フィードバックまで一気通貫で実行できる点が評価され、aileadの導入に至りました。

■ailead導入前の課題

課題１. 会議・商談の情報共有と活用が追いつかず、業務負荷が増大していた

事業拡大に伴い社内外の打ち合わせや商談が増加し、1日に複数のミーティングを行う状況が続いていました。その結果、会議内容の整理や共有に十分な時間を確保できず、対応が後手に回る場面も生じていました。情報を正確に残し、関係者間で共有するための負担が積み重なり、業務全体の負荷が高まっていました。

課題２. 対話と記録を同時に求められ、議論の質を高めにくい状況があった

打ち合わせや商談の場では、発言内容を漏れなく記録しようとするあまり、メモを取ることに意識が割かれていました。その結果、議論の流れや重要なポイントを十分に咀嚼できず、会話の本質を捉えきれないまま会議が終わってしまうケースもありました。

課題３. 会議後の振り返りや育成に多くの工数がかかっていた

Web会議ツールの録画機能も活用していましたが、必要な内容を確認するためには最初から見返す必要があり、会議後の振り返りに多くの時間を要していました。そのため、会議内容を十分に活用できず、次のアクションや改善につなげることが難しい状況でした。

また、マネージャーはメンバーのプレゼンや商談内容を把握し、フィードバックを行うために同席や事後確認が必要であり、育成に多くの工数を要していました。丁寧に育成を行いたい一方で、十分な時間を割けない状況が課題となっていました。

■ailead活用のポイント

ポイント１. 会議・商談データの記録から振り返りまでを一気通貫で仕組み化

TOPPANの生活・産業事業本部 SX推進センターでは、社内外の会議や商談をaileadで録画し、自動文字起こしと要約を活用することで、会議内容の整理や振り返りを効率化しています。会議後に内容を改めてまとめ直す必要がなくなり、必要な情報を短時間で正確に確認できるようになりました。

また、会議中は記録作業に意識を割くことなく、議論や商談そのものに集中できる環境を整えています。これにより、単なる業務負担の軽減にとどまらず、会議・商談データを次のアクションにつなげやすい体制を構築しています。

ポイント２. AIフィードバックを活用した、メンバー主体の振り返りと育成

aileadのAIフィードバック機能を活用し、メンバー自身が商談やプレゼンの内容を振り返り、改善点を把握できる仕組みを構築しています。社内の評価観点をもとにプロンプトを設計することで、実務に即したフィードバックが得られるよう工夫しており、マネージャーが個別に同席や確認を行わなくても育成が進む運用を実現しています。あわせて、商談データをナレッジとして蓄積・共有することで、営業ノウハウの属人化防止にもつなげています。

ポイント３. 厳格なセキュリティ基準をクリアし、社外商談を含む本格活用へ拡大

クラウドサービスの導入にあたっては、機密情報の取り扱いやデータ管理体制に関する厳格なセキュリティチェックが求められます。ailead導入当初は社内利用に限定していましたが、ailead側が多数のセキュリティチェック項目に一つひとつ対応したことで社内基準をクリアし、2024年4月からは社外との商談や打ち合わせにも活用範囲を拡大しています。これにより、外部商談の記録や振り返りを含め、実務に即した形でaileadを活用できる体制が整いました。

aileadは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である ISO/IEC 27001（ISMS）を取得しており、データは国内環境で適切に管理されています。また、顧客データがAIの学習用途に利用されない設計となっている点も評価されました。こうした取り組みを通じて、TOPPANにおける厳格なセキュリティ審査をクリアし、社外顧客との商談における録画・分析にも対応可能となっています。

■ailead活用の成果

成果１.会議・商談後の整理・振り返り工数を削減し、業務効率が向上

aileadの導入により、会議や商談後の内容整理や確認にかかる負担が大きく軽減されました。文字起こしと要約が自動で行われることで、必要な情報を短時間で把握できるようになり、日々の業務効率が向上しています。

また、会議中も記録作業に意識を割くことなく、議論や商談そのものに集中できる環境が整いました。

成果２. メンバー育成・フィードバック工数を月24時間から1時間に削減

これまでマネージャーは、メンバーのプレゼンや商談に同席する、もしくは後から録音・録画を確認したうえでフィードバックを行っており、育成に1か月あたり約24時間の工数を要していました。aileadのAIフィードバック機能を活用し、メンバー自身が振り返りまで完結できる運用を構築したことで、マネージャーは月1回・約1時間の確認ミーティングで全体を把握する体制へと移行しています。

成果３. 生まれた時間を、ナレッジ共有や組織成果を高める活動へ再投資

工数削減によって生まれた時間を、商談の振り返りやナレッジ共有といった、これまで十分に取り組めていなかった活動に充てられるようになりました。具体的には、aileadで録画した商談の中からモデルケースを抽出し、インサイドセールス強化に向けたナレッジとして共有する取り組みを進めています。aileadは、単なる業務効率化にとどまらず、チームや施策の可能性を広げる基盤として活用されています。

導入事例の詳細：https://www.ailead.app/cases/toppan

■TOPPAN株式会社について

「印刷テクノロジー」をベースに「情報コミュニケーション事業分野」、「生活・産業事業分野」および「エレクトロニクス事業分野」の3分野にわたり幅広い事業活動を展開。

会社名：TOPPAN株式会社

代表者：代表取締役社長大矢諭

所在地：〒112-8531 東京都文京区水道1-3-3

WEBサイト：https://www.toppan.com/ja/

従業員数：TOPPANホールディングス連結 51,988名 (2025年3月末現在)

■対話データAIプラットフォーム ailead（エーアイリード）について