日本システム技術株式会社（本社：大阪市北区、代表取締役社長：平林 卓、以下「JAST」）は、愛知学院大学（所在地：愛知県日進市、学長：木村 文輝）と共同で、大学業務に特化した新しいRPAツール導入モデルの構築プロジェクトを実施しました。なお、RPAは株式会社キーエンス（本社：大阪市東淀川区、代表取締役社長：中野 鉄也、以下「キーエンス」）のRKシリーズを採用しています。

左から、愛知学院大学　情報支援課　加藤 恵美、同課長　塚本 浩昭、日進キャンパス事務局長　山田 義丈、大学事務局長　福嶋 隆昭、JAST GAKUEN事業部長　野嶋 賢司、同製品サポート部 製品サポート課長　⁠奥村 末容、同営業部　岡野 巧歩

愛知学院大学では、業務の多様化に伴い職員の業務量が増加する一方、人員不足や長時間労働に加え、紙やExcelに依存した業務運用といった構造的な課題が顕在化していました。特に、定型業務が多く残存していることが業務負荷増大の一因となっていました。

従来、マクロやAccessなどのツール活用も進めてきましたが、プログラミング知識の必要性や、学内での運用定着までに時間を要する点が課題でした。

こうした状況を踏まえ、本プロジェクトではキーエンス製RPAツールを採用しました。同ツールは「プログラミング不要」かつ「無償の伴走サポート」により、導入および習熟にかかるコストと期間を大幅に軽減できる点を評価したものです。

本プロジェクトでは、JASTが提供する大学向け戦略的大学経営システム「GAKUEN」シリーズに関連する業務を対象に、RPAの適用可能性の検証を実施しました。

また、RPA単独では効果が限定的な業務については、GAKUENシリーズの標準機能を活用した運用への見直しや、業務に適したツール開発について共同で検討を行いました。

さらに、大学職員が日常業務と並行してRPAを習得・活用することの難しさを踏まえ、GAKUENの開発・導入を担うJASTのシステムエンジニアが伴走する体制でプロジェクトを推進しました。業務の棚卸から運用整理、RPAシナリオ作成までを一体的に支援することで、実運用を見据えた検討を可能としました。

本取り組みにより、業務量および開発費の削減につながる可能性を把握するとともに、今後の業務改善に向けた方向性を整理することができました。来年度は、今回の検証結果を踏まえ、実際の削減効果の創出につなげていきたいと考えています。

また、システムリプレイス後2年目を迎え、運用の定着により現場課題が明確化したタイミングで本プロジェクトに取り組めたことは、業務見直しを進める上で非常に有意義でした。大学とJASTが課題を共有し、その場で解決策を検討できた点に加え、GAKUENシリーズの運用を踏まえた実務的な支援により、現場として確かな手応えを感じています。

GAKUENシリーズの標準機能だけでは対応しきれない現場業務を丁寧に把握し、大学様と共同で業務見直しを行うことで、実態に即した最適な運用を提案しました。今後も業務負荷軽減につながる仕組みの提供を継続してまいります。

2026年度は、教務業務を中心にRPAの定着に向けた最適な人員体制の構築を推進します。2027年度以降は、総務・経理・人事を含む大学全体へRPAの適用範囲を拡大し、業務の標準化と全学的な最適化を目指します。

JASTは、本プロジェクトで得られた知見を他大学へ展開することで、大学職員の業務量増加、人員不足、長時間労働、紙やExcelに依存した業務運用といった課題の解決に寄与し、大学業界全体のDX推進に貢献してまいります。

「GAKUEN」シリーズは、大学の事務業務や教育をトータルでサポートする戦略的大学経営システムとして、1994年10月の発売以来、全国で450校以上の大学・短期大学へ導入され、教職員や学生、保護者の皆様にご利用いただいております。 事務システムの「GAKUEN RX」と、ポータルシステムの「UNIVERSAL PASSPORT RX」から構成されており、入学から卒業までトータルで大学業務、学生生活を支援いたします。

「RKシリーズ」は、“だれでも使える・すぐ使える” をコンセプトに設計されたRPAツールです。

専門的なプログラミング知識が不要で、メニューを選ぶだけの直感的な操作でシナリオ作成が可能なため、大学や自治体など事務系の大量業務を抱える多くの組織で利用されています。また、専任スタッフによる“無償伴走サポート”により導入初期から全学展開のフェーズまで支援可能です。