法人向け国産オンラインストレージサービス「セキュアSAMBA」を提供する株式会社kubellストレージ（本社：東京都港区、代表取締役社長：中 哲成）は、中小企業のファイル管理とセキュリティに関する実態を明らかにするため、情報の正確性と現場の機動力が事業の信頼性に直結する6つの特定業種に絞り、ビジネスチャット「Chatwork」を利用する全国のビジネスパーソン116名を対象にアンケート調査を実施しました。

•医療・介護・福祉•建設・建築・リフォーム•製造・メーカー（工場含む）•卸売・商社•士業（税理士・行政書士・社労士など）•不動産（管理・仲介）

調査の結果、重要書類の約25%が個人PCに保存されている管理実態や、外出先からのアクセス制限が現場の生産性を著しく下げている現状など、特定業種における「情報の重要度」と「管理実態」の深刻なギャップが浮き彫りになりました。

「医療・介護・福祉」「建設・建築・リフォーム」「製造・メーカー（工場含む）」

「卸売・商社」「士業（税理士・行政書士・社労士など）」「不動産（管理・仲介）」の業種が共通して抱えるファイル管理の課題として、以下4点が考えられます。

•「記録情報の膨大さ」：日々大量の図面、写真、報告書などの書類が発生し、管理すべき情報量が極めて多い。•「証跡（エビデンス）の重要性」：ミスが許されない、法的・契約的な重要書類を扱う。•「現場と事務所の多拠点性」：デスク以外の現場（施工現場、店舗、工場、往診先）でデータが必要。重要書類を現場が扱うことも多い。•「記録の長期保持義務」：数年～数十年単位で過去の図面やカルテ、契約書を参照する必要がある。

「記録情報の膨大さ」：日々大量の図面、写真、報告書などの書類が発生し、管理すべき情報量が極めて多い。

「証跡（エビデンス）の重要性」：ミスが許されない、法的・契約的な重要書類を扱う。

「現場と事務所の多拠点性」：デスク以外の現場（施工現場、店舗、工場、往診先）でデータが必要。重要書類を現場が扱うことも多い。

「記録の長期保持義務」：数年～数十年単位で過去の図面やカルテ、契約書を参照する必要がある。

調査結果からも、上記業種が扱うファイルの半数以上が経営リスクと直結する「会社の重要データ」であるという結果が出ています。

1. 「見つからない」コスト。ファイル管理最大のストレスは「時間の浪費」という現実

日々膨大な量の書類を扱う特定業種では、必要なタイミングで必要な書類が「見つからない」場面が日常的に発生しがちです。本調査では、ファイルを「探す・編集する」などの【利用作業】において、約41%が検索において欲しいファイルが見つからないことが最もストレスを感じると回答しました。こうした「ファイル探し」による時間の浪費は、業務全体の生産性を低下させる大きな要因となっています。

半数以上が経営リスクに直結する「会社の重要データ」を扱うにもかかわらず、重要書類の保存場所として約25%が「個人のPCの中」と回答しました。また、顧客リスト（個人情報）については、約10%が「保存場所を把握していない」実態も明らかになっています。

重要書類の個人管理は、「部分的なデジタル化」が原因かもしれません。業種別の分析では、それぞれの業務スタイルに起因するストレスの違いが鮮明になりました。建設業では「外出先からファイルが見られない」という場所の制約への不満が高く、卸売・商社では「目的のファイルが見つからない」という検索性が最大のネックとなっています。また医療・介護・福祉業では「紙やFAXの電子化・整理」が大きな負担となっている実態が浮き彫りになりました。

これは、「現場と事務所の分断（多拠点性）」が強い業種ほど、中途半端なデジタル化が逆に「現場の障壁」になっており、外での機動性を重視する現場職と、情報管理の一元化を求める管理側の「ニーズの乖離」が、業務効率を著しく下げている要因のひとつと考えられます。

特定の担当者のみ情報にアクセスできる「情報のブラックボックス化」が深刻な課題となり得ます。特に、現場の営業職の約50%が「自分しか知らないフォルダ構成になっている（引継ぎ不安）」と回答しているように、ファイル管理において「属人化」が常態化している実態が明らかになりました。一方、事務職の約30%は、操作ミスによる重要なデータの消失に強い危機感を示しています。特定業種では、現場・事務所双方がデータ共有にまつわる異なるリスクを内包していることが明らかになりました。

今回の調査により、特定の業種における「情報の重要度」と「管理実態」の間に、深刻なギャップがあることが浮き彫りになりました。特に以下の4点は、中小企業のDXを阻む大きな壁となっています。

•生産性を削ぐ「ファイル迷子」：約41%が「必要なファイルが見つからない」ことに最大のストレスを感じているという現実は、忙しい現場ほど「小さな非効率」が業務全体のスピードを大きく落とす要因となっていることを示しています。•セキュリティの盲点：重要書類の約25%が「個人PC」に保存されている実態は、個人任せの管理に構造的な限界があることを示しています。•現場の生産性低下：外出先からデータに触れられない「情報の壁」が、現場の機動力を削ぎ、非効率な業務を生んでいます。•事業継続の不安：長年のデータが担当者の記憶に依存する「情報のブラックボックス化」は、人手不足の中での離職リスクを増大させています。

生産性を削ぐ「ファイル迷子」：約41%が「必要なファイルが見つからない」ことに最大のストレスを感じているという現実は、忙しい現場ほど「小さな非効率」が業務全体のスピードを大きく落とす要因となっていることを示しています。

セキュリティの盲点：重要書類の約25%が「個人PC」に保存されている実態は、個人任せの管理に構造的な限界があることを示しています。

現場の生産性低下：外出先からデータに触れられない「情報の壁」が、現場の機動力を削ぎ、非効率な業務を生んでいます。

事業継続の不安：長年のデータが担当者の記憶に依存する「情報のブラックボックス化」は、人手不足の中での離職リスクを増大させています。

これらの課題は、単にITツールを導入するだけでは解決しません。ITの専門知識がなくても、「現場で使いやすく、組織で一元管理できる」という、実務に即した仕組み作りを合わせて行うことが求められています。労働人口が減少する中、一人の担当者に依存しない「情報の共有化」は、中小企業が持続的に成長するための重要な条件です。

業種別、職種別の詳細な分析結果は、以下URLより無料でダウンロードいただけます。

•調査名：ファイル管理とセキュリティに関する意識調査•調査期間：2025年12月中旬より1週間•調査機関：自社調査（株式会社kubellストレージ）•調査方法：インターネット調査•調査対象：ビジネスチャット「Chatwork」を利用している全国のビジネスパーソンの以下業種•医療・介護・福祉•建設・建築・リフォーム•製造・メーカー（工場含む）•卸売・商社•士業（税理士・行政書士・社労士など）•不動産（管理・仲介）•有効回答数：116サンプル

調査対象：ビジネスチャット「Chatwork」を利用している全国のビジネスパーソンの以下業種•医療・介護・福祉•建設・建築・リフォーム•製造・メーカー（工場含む）•卸売・商社•士業（税理士・行政書士・社労士など）•不動産（管理・仲介）

「セキュアSAMBA」は、8,000社以上の導入実績と98%以上の継続利用率を誇る法人向け国産オンラインストレージサービスです。IT専任者が不在な中小企業でも迷わず使える直感的な操作性と、国内拠点の専任スタッフが導入から定着までを手厚くサポートすることで、社内でのスムーズな活用を支援します。世界トップクラスのセキュリティ、そしてユーザー数無制限のシンプルな料金体系により、現場の利便性と安全なファイル管理・共有を両立することができます。

「働くをもっと楽しく、創造的に」をグループミッションとして掲げるkubellグループは、「DXを通じた中小企業の生産性向上」という社会課題に取り組んでいます。株式会社kubell（旧Chatwork株式会社）の100%子会社である株式会社kubellストレージは、オンラインストレージサービス「セキュアSAMBA」を通して、デジタルの専門知識がない方でも直感的に操作できるファイル管理・共有ツールを提供。仕事の効率化とセキュリティ強化の実現に寄与しています。

事業内容：オンラインストレージ事業の開発運営

本レポートの著作権は、株式会社kubellストレージが保有します。本調査結果の内容は、原則として自由にご活用いただけます。転載・引用される際は、必ず出典として「株式会社kubellストレージ調べ」とご明記ください。Web媒体にて引用される場合は、上記クレジット表記に加え、公式サイト「セキュアSAMBA（https://info.securesamba.com/）」へのリンク設置をお願いいたします。

※調査データの改変や、商用目的での再販売は固くお断りいたします。